La importancia de la comunicación efectiva para actualizar o crear descripciones de puesto
Primero debes de saber que hay varias maneras de realizar lo anterior. La comunicación será efectiva en la medida en que logres tu objetivo que podría ser por ejemplo el siguiente: «Garantizar que los trabajadores comprendan claramente las responsabilidades y requisitos del trabajo a la vez de actualizar las descripciones de puestos». Otro objetivo podría ser: «Asegurarnos que el proceso de actualización sea rápido pero eficiente, logrando las funciones que revelen la realidad». Algunas estrategias clave para lograr una comunicación efectiva incluyen la difusión sirviéndose de los líderes o jefes con el efecto cascada y también, servirse de trabajadores clave (por experiencia, responsabilidad, disposición, etc)
En la siguiente infografía podemos observar una estrategia de comunicación que resalte en puntos importantes como la Claridad, la Cultura y la intensión de Persuación que se desea lograr en una descripción de puesto de forma que «venda».
Difundir mediante los líderes, utilizando un lenguaje claro y conciso
El aporte por parte de las jefaturas y gerencias es una opción. Es importante utilizar un lenguaje claro y conciso al redactar las descripciones de puestos. Lo que se sugiere es hacer una capacitación a los líderes asegurándonos que entiendan el formato, sus partes, contenido y formas de llenado. Evitar jergas o tecnicismos complicados y optar por un vocabulario accesible y fácil de entender para el público objetivo. Esto permitirá a los encargados redactar o actualizar correctamente la información y evitar malentendidos o confusiones.
Servirse de los trabajadores clave, destacando las competencias y habilidades necesarias
Algunas personas conocen mejor que otras su trabajo, ya sea por experiencia o formación. Es una buena idea servirse de dichas personas para llevar a cabo el proceso.
Dicho lo anterior, en las descripciones de puestos, es esencial destacar las competencias y habilidades necesarias para desempeñar el trabajo de manera exitosa. Utilizar sinónimos relacionados y términos específicos para describir las capacidades requeridas ayudará a entender las descripciones, a difundirlas a futuro en publicaciones y a filtrar candidatos que no cumplen con los requisitos esenciales. Además, es importante resaltar las habilidades blandas, como el trabajo en equipo, la comunicación interpersonal y la resolución de problemas, ya que estas son cada vez más valoradas en el entorno laboral actual.
Incorporar información relevante sobre la cultura y los valores de la empresa
Las descripciones de puestos no serán iguales en todos los sectores. No tendrían que ser iguales porque son diversas realidades, por lo que dependerá de los encargados asignados el plasmar, ademas de las funciones, la cultura y valores de la empresa.
Por lo tanto, es importante comunicar la cultura y los valores de la empresa adecuadamente de manera que quienes realicen la labor de descripción inicial lo hagan con la consigna anterior en las descripciones de puestos. Esto ayuda a atraer a candidatos que se alineen con la filosofía de la organización y a crear un ambiente de trabajo más cohesionado. Al describir la cultura de la empresa, se pueden utilizar sinónimos relacionados para transmitir los valores clave y el ambiente laboral deseado, como «colaborativo», «innovador» o «orientado al cliente».
Tercerizar la labor pero incorporando ejemplos concretos de responsabilidades y tareas
Una estrategia usual es delegar la función: «Zapatero a tus zapatos». Para que los colaboradores comprendan la importancia de la redacción y el documento, un tercero puede ayudar a profesionalizar la actualización o relevamiento. Es útil incluir ejemplos concretos en las descripciones de puestos para ello nada mejor que un observador externo que permita plantearlo en entrevista con los responsables directos.
En lugar de limitarse a enumerar las funciones generales, se pueden proporcionar ejemplos específicos de proyectos, tareas o situaciones en las que el empleado estaría involucrado. Esto ayudará a los trabajadores y candidatos a visualizar mejor la labor y evaluar si cuentan con la experiencia y las habilidades necesarias para desempeñarlo con éxito.
En todos los caos: Utilizar un tono atractivo y persuasivo
Además de la claridad y la relevancia, es importante utilizar un tono atractivo y persuasivo en las descripciones de puestos. Utilizar sinónimos relacionados para resaltar los aspectos positivos del trabajo y transmitir entusiasmo puede generar un mayor interés por parte de los trabajadores. Un tono persuasivo también puede ayudar a destacar los beneficios y oportunidades asociados al puesto, lo que puede influir en la decisión de un candidato potencial de postularse.
Como puedes observar, las estrategias de comunicación efectiva para actualizar las descripciones de puestos incluyen el uso de un lenguaje claro y conciso, el destacar de competencias y habilidades necesarias, la incorporación de información relevante sobre la cultura y los valores de la empresa, la inclusión de ejemplos concretos y el uso de un tono atractivo y persuasivo. Al aplicar estas estrategias, las organizaciones pueden mejorar la calidad de sus descripciones de puestos y además atraer a los candidatos más adecuados para sus necesidades.